Vorstandsassistenz (m/w/d)

Organisationstalent, digitale Affinität und ein sicheres Gespür für Prioritäten – all das macht eine starke Assistenz aus. Wenn Sie gerne mitdenken, vorausschauend planen und Spaß daran haben, für einen reibungslosen Ablauf im Vorstandsbereich zu sorgen, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.

In dieser verantwortungsvollen Position übernehmen Sie folgende Aufgaben:

• Sie sorgen dafür, dass im Bereich Digitalisierung und Kundenmanagement alles rund läuft - administrativ sowie organisatorisch. Dabei behalten Sie stets den Überblick und übernehmen ein hohes Maß an Eigenverantwortung.
• Sie managen den Vorstandskalender, koordinieren Termine, insbesondere mit unseren Kunden, und stellen sicher, dass Meetings gut vorbereitet sind, indem alle relevanten Unterlagen strukturiert und vollständig vorliegen.
• Auch Geschäftsreisen und externe Termine planen Sie vorausschauend und strategisch. Sie behalten dabei stets die optimale Nutzung der Zeit und die Anwesenheit an relevanten Standorten im Blick. Mit Ihrer effizienten und durchdachten Planung der Tagesagenda sorgen Sie für einen produktiven Ablauf.
• Sie sind erste Ansprechperson für interne und externe Kontakte - ob Kunden, Fachbereiche oder Dienstleister. Dabei priorisieren Sie eigenständig die eingehenden Anfragen und kommunizieren klar, professionell sowie wertschätzend.
• Sie bauen sich ein starkes internes Netzwerk auf, um gezielt Informationen aus den Fachbereichen zu erhalten und eine fundierte Entscheidungsgrundlage zu liefern.
• Flexibilität ist gefragt: Bei Abwesenheit Ihrer Kolleginnen und Kollegen übernehmen Sie die Vertretung und stimmen Ihre eigene Anwesenheit eng ab, um einen reibungslosen Ablauf jederzeit sicherzustellen.

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium.
• Sie haben bereits mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise im gehobenen Management Umfeld.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sind für Sie selbstverständlich.
• Ob mündlich oder schriftlich – Sie bringen fließende Deutsch- und Englischkenntnisse mit.
• Freundlichkeit, Professionalität und Diskretion zeichnen Sie besonders aus. Dabei treten Sie souverän auf, kommunizieren klar und wertschätzend – auch in anspruchsvollen Situationen.
• Sie erkennen Prioritäten, behalten stets den Überblick und sorgen dadurch für einen effizienten Ablauf.
• Sie arbeiten gerne mit anderen zusammen und verstehen sich als verlässliche Schnittstelle zwischen Vorstand, Assistenzteam und weiteren Ansprechpartnern.