Providermanager Facility Management (m/w/d)

In unserem Team erwartet Sie eine kollegiale Arbeitsatmosphäre mit insgesamt 17 Kolleginnen und Kollegen, die an allen drei Standorten tätig sind. Gemeinsam steuern wir den Einkauf und die Zusammenarbeit mit unseren zentralen Dienstleistern, um die besten Lösungen für die dwpbank zu sichern. Jede/r von uns ist eigenständig für spezifische Dienstleister verantwortlich – gleichzeitig unterstützen wir uns gegenseitig und teilen unser Wissen im Team.

Als Providermanager/in für unser vollständig ausgelagertes Facility Management (FM) gestalten Sie den reibungslosen Ablauf rund um unsere Gebäude und können sich auf folgende Aufgaben freuen.

• Gesamtsteuerung: Gemeinsam im Team steuern Sie unsere FM-Dienstleister (Provider) sowohl fachlich als auch kaufmännisch. Dabei stellen Sie sicher, dass alle vom Provider erbrachten Leistungen qualitativ hochwertig, wirtschaftlich und fristgerecht erbracht werden, um die vertraglichen, gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen zu erfüllen.
• Vertrags- und Leistungsmanagement: Sie stellen sicher, dass unsere Provider liefern, was vereinbart ist. Durch regelmäßige Reviews, Audits und Reports schaffen Sie Transparenz und Verlässlichkeit.
• Ansprechperson rund ums Gebäude: Ob großer Umzug oder kleine Alltagsfragen – Sie sind erste Anlaufstelle für unsere Kolleg/innen in allen FM-Themen und finden pragmatische und serviceorientierte Lösungen, die den Arbeitsalltag erleichtern.
• Schnittstellenmanagement: Sie koordinieren die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen internen und externen Partnern – etwa mit Fachabteilungen wie Sicherheit, IT oder Compliance, wenn es um technische oder regulatorische Themen geht, mit dem Betriebsrat bei mitbestimmungspflichtigen Maßnahmen oder direkt mit dem Provider, wenn kurzfristig operative Abstimmungen nötig sind. Dabei behalten Sie die Interessen aller Seiten im Blick und sorgen dafür, dass Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden.
• Reporting & Budgetverantwortung: Sie übernehmen die Budgetplanung und Kostenkontrolle für den gesamten FM-Bereich und berichten regelmäßig an das Management über Performance, Risiken und Entwicklungen.
• Ausschreibungen & Verhandlungen: Gemeinsam mit dem Einkauf und der Rechtsabteilung begleiten Sie Ausschreibungen, Vertragsverhandlungen und mögliche Anbieterwechsel – stets mit dem Ziel, die besten Partner für unsere Bedürfnisse zu finden.
• Prozessoptimierung: Sie identifizieren Potenziale zur Effizienzsteigerung, hinterfragen bestehende Abläufe kritisch und setzen Optimierungen im Providermanagement praxisnah um.

• Sie bringen ein abgeschlossenes Studium oder eine Ausbildung im Bereich Facility Management, Bauingenieurwesen, Immobilienwirtschaft, Wirtschaftsingenieurwesen oder in einem vergleichbaren Feld mit.
• Sie verfügen über fundierte Berufserfahrung in der Steuerung von Dienstleistern, im Facility Management oder im Gebäudebetrieb in einem regulierten Umfeld. Themen wie Zutrittsmanagement, Ausfallsicherheit oder Arbeitsplatzgestaltung sind Ihnen vertraut.
• Sie sind erfahren im Vertrags- und SLA-Management und wissen, wie Sie externe Dienstleister verbindlich steuern und zu verlässlicher Leistung motivieren.
• Ob mündlich oder schriftlich - Sie sprechend fließend Deutsch (C1).
• Sie denken analytisch und unternehmerisch und treffen sinnvolle Entscheidungen im Hinblick auf Kosten, Nutzen und Prioritäten und behalten dabei das große Ganze im Blick.
• Eigeninitiative ist für Sie mehr als nur ein Schlagwort. Sie packen Themen selbständig an, priorisieren klug und bringen sie zuverlässig zu Ende.
• Mit Ihrer klaren Kommunikation und Ihrem sicheren Auftreten bringen Sie Themen voran - mit dem Provider ebenso wie intern. Dabei bleiben Sie serviceorientiert, reagieren souverän und spontane Anfragen und finden pragmatische Lösungen.
• Gute Zusammenarbeit liegt Ihnen am Herzen. Sie verstehen Provider als Partner auf Augenhöhe und arbeiten auch im eigenen Team vertrauensvoll und lösungsorientiert zusammen.