Experte für Gremienmanagement (m/w/d)

In unserer Abteilung Gremienmanagement mit sechs Mitarbeitenden bündeln wir die zentralen Themen der dwpbank: Gremienmanagement, Aufsichtskommunikation sowie Nachhaltigkeit (ESG). Drei Kolleg/innen verantworten den Bereich Gremien, drei weitere die Themen Aufsicht und Nachhaltigkeit.
Als Gremienmanager/in sind Sie eine der Schlüsselfiguren in der Vorstands- und Aufsichtsratsarbeit. Sie sorgen dafür, dass Entscheidungen professionell vorbereitet, rechtssicher dokumentiert sowie strukturiert nachgehalten werden und leisten damit einen direkten Beitrag zur Steuerungsfähigkeit der Bank.

• In Ihrer Rolle als Gremienmanager/in können Sie sich auf folgende Aufgaben freuen:
• Vorstands- und Gremiensitzungen: Sie verantworten die eigenständige Planung, Vor- und Nachbereitung der Vorstandssitzungen, der Sitzungen von Aufsichtsrat, Ausschüssen des Aufsichtsrats sowie der Hauptversammlungen gemäß Aktiengesetz, Satzung und internen Regularien.
• Agenda- und Beschlussmanagement: Sie erstellen und stimmen Tagesordnungen ab, formulieren Beschlussvorlagen und sorgen für eine strukturierte, entscheidungsreife Aufbereitung der Themen. Dabei treffen Sie eigenständige fachliche Bewertungen und beraten Vor-stand, Bereichsleitungen sowie weitere Stellen in komplexen Fragen.
• Unterlagen & Qualitätssicherung: Sie prüfen, strukturieren und qualitätssichern die für die Gremienbefassung eingereichten Präsentations- und Beschlussunterlagen, erstellen diese teilweise selbst und stellen sicher, dass sie adressatengerecht, vollständig und rechtssicher sind.
• Protokollierung & Nachverfolgung: Sie führen Protokolle, pflegen Maßnahmenlisten und stellen die konsequente Nachverfolgung sowie revisionssichere Dokumentation von Beschlüssen sicher.
• Stakeholder-Kommunikation: Sie sind direkter Ansprechpartner des Vorstands und zentrale Schnittstelle zu Gremienmitgliedern, Gesellschaftern, Aufsichtsbehörden, Sicherungseinrichtung, Verbänden sowie internen Bereichen (u. a. Recht, Kommunikation, Fachbereiche).
• Weiterentwicklung & Digitalisierung: Sie treiben die fachliche Weiterentwicklung des Gremienmanagements voran, identifizieren Optimierungspotenziale und begleiten die Einführung digitaler Tools und Automatisierungslösungen.

• Ein abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine vergleichbare Qualifikation (z. B. Bank-ausbildung mit berufsbegleitendem Studium) bildet Ihre fachliche Basis.
• Mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise mindestens drei Jahre, im Gremienmanagement oder in einem vergleichbaren Umfeld bringen Sie mit.
• Fundierte Kenntnisse im Aktienrecht sowie ein solides Verständnis aufsichtsrechtlicher An-forderungen zeichnen Ihr Profil aus.
• Juristisches Grundverständnis gehört zu Ihren Stärken – Sie bewegen sich sicher im Regel-werk des Aktiengesetzes und relevanter Paragraphen (ohne Volljurist/in sein zu müssen).
• Ein sehr gutes Verständnis für Vorstands- und Entscheidungsprozesse sowie für die Ar-beitsweise von Aufsichtsräten bringen Sie mit.
• Sie fühlen sich wohl dabei, komplexe Vorstands- und Gremienthemen eigenständig zu strukturieren, zu priorisieren und entscheidungsreif aufzubereiten.
• Ihre Stärke liegt in der kritischen Analyse und Verdichtung von Vorlagen – Qualität, Konsistenz und Vorstandstauglichkeit haben für Sie oberste Priorität.
• Das präzise, rechtssichere Formulieren von Beschlussvorlagen, Protokollen und Vorstands-Dokumenten gehört zu Ihren Kernkompetenzen.
• In sensiblen Abstimmungen mit Vorstand, Gremienmitgliedern und internen Schnittstellen treten Sie souverän, diplomatisch und verbindlich auf.
• Bankfachliche und regulatorische Zusammenhänge ordnen Sie sicher ein und behalten deren Auswirkungen auf Vorstands- und Aufsichtsratsentscheidungen im Blick.
• Bestehende Abläufe hinterfragen Sie mit Reifegrad und Weitblick, erkennen Verbesserungs- und Digitalisierungspotenziale und treiben diese strukturiert voran.
• Sie zeichnen sich aus durch hohe Einsatzbereitschaft, Flexibilität und Belastbarkeit, über-durchschnittliche Sorgfalt und Zuverlässigkeit sowie Termintreue.
• Sie besitzen Freude an der Zusammenarbeit im Team mit einer Vielzahl von wechselnden Ansprechpartnern und zeigen Eigeninitiative und Vernetzungskompetenz.