Du wirst Teil eines 21-köpfigen Teams an den Standorten München, Eschborn (bei Frankfurt) und Düsseldorf. Fünf Kolleginnen und Kollegen sind dabei auf das Thema Hauptversammlungen im In- und Ausland spezialisiert und sorgen dafür, dass auch bei unterschiedlichen regulatorischen Anforderungen und länderspezifischen Besonderheiten alles reibungslos läuft.
Dabei setzen wir an verschiedenen Stellen auf externe Unterstützung: Teile der Abwicklung ausländischer Hauptversammlungen werden durch einen externen Provider übernommen, während bei inländischen Hauptversammlungen bestimmte Tätigkeiten an eine Tochtergesellschaft ausgelagert sind. Du steuerst diese Schnittstellen, stellst die Qualität der Abwicklung sicher und bist bei fachlichen Fragestellungen die kompetente Ansprechperson.
Dein Schwerpunkt liegt dabei auf Spezialfällen und anspruchsvollen Fragestellungen, die über die standardisierte Abwicklung hinausgehen. Gleichzeitig lernst du das operative Tagesgeschäft kennen und baust dir so das notwendige Verständnis für die Prozesse und Zusammenhänge auf.
Als Spezialist Wertpapierabwicklung (m/w/d) erwarten dich im Fachgebiet Hauptversammlung u.a. folgende Aufgaben:
- Tagesgeschäft verstehen: Du lernst die Abläufe rund um inländische und ausländische Hauptversammlungen kennen und unterstützt bei Bedarf bei der operativen Abwicklung – von Proxy Voting und Eintrittskarten bis zur Kundenkommunikation. So entwickelst du ein fundiertes Verständnis für Prozesse, Schnittstellen und regulatorische Anforderungen.
- Spezialfälle lösen: Bei anspruchsvollen Kundenanfragen, Tickets und Reklamationen bist du die zentrale Ansprechperson. Du analysierst Sachverhalte, findest Lösungen und sorgst dafür, dass auch komplexe Fälle sauber und nachvollziehbar abgeschlossen werden. Auch für Kontrollinstanzen wie die Revision oder externe Prüfer bist du die erste Anlaufstelle.
- Provider steuern: Du bist die zentrale Schnittstelle zu unserem externen Dienstleister, der die Sachbearbeitung der ausländischen Hauptversammlungen übernimmt. Du steuerst die Zusammenarbeit, klärst Unstimmigkeiten, reklamierst fehlerhafte Bearbeitungen und sorgst dafür, dass offene Punkte geklärt und Prozesse zuverlässig eingehalten werden. Die tägliche Kommunikation und regelmäßige Jour fixes finden dabei auf Englisch statt.
- Qualität sicherstellen: Die operative Abwicklung der inländischen Hauptversammlungen erfolgt bei unserer Tochtergesellschaft. Auch hier behältst du als Prozessverantwortliche:r den Überblick, überprüfst die Qualität beispielsweise anhand von Stichproben und stimmst dich bei Bedarf in Gesprächsrunden mit den Kolleg:innen ab.
- Projekte gestalten: Du bringst dein Fachwissen zu Hauptversammlungen aktiv in Projekte ein – beispielsweise beim Onboarding neuer Kunden, bei der Umsetzung neuer Kundenanforderungen oder der Weiterentwicklung bestehender Prozesse.
